¿Qué es un Sistema de Gestión?

¿Qué es un Sistema de Gestión?

Todos los que en algún momento hemos incursionado en los estándares ISO, o incluso en algunos otros estándares, nos hemos encontrado con el término.

“Sistema de Gestión” y trabajando en la implementación o el mantenimiento de alguno de ellos, nos hemos formado empíricamente una idea de lo que significa el término. En algunos casos las organizaciones crean un concepto completamente nuevo de lo que significa un “Sistema de Gestión” y este nuevo concepto gana, al menos en la práctica, un sentido e identidad propios, que muchas veces se desvía parcial, o totalmente de la definición original, por ejemplo:

● Sistema de Gestión como un área de la organización
● Reuniones entre los líderes como reuniones del Sistema de Gestión
● Sistema de Gestión como un conjunto de documentos y registros
● Sistema de gestión como un conjunto de actividades divorciadas de
otras actividades de la organización (Por ejemplo: Producción)
● Entre otros

Cuando pensamos en “Sistema de Gestión” algunos elementos vienen a nuestra mente como:

● Procedimientos
● Auditorías
● No conformidades
● Revisión por la Dirección
● Documentos y registros
● Etcétera

Aprovecho esta oportunidad para poder aclarar el concepto de “Sistema de Gestión” y algunos beneficios que brindan a las organizaciones.
Primero, definamos algunos conceptos clave, para ello tomaremos la información relevante sobre cada uno;

SISTEMA (Según la RAE): 
Del lat. tardío systēma, y este del gr. σύστημα sýstēma.
1. m. Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.
2. m. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

GESTIÓN (Según la RAE):
Del lat. gestio, -ōnis.
1. f. Acción y efecto de gestionar.
2. f. Acción y efecto de administrar.

ADMINISTRAR (Según la RAE):
Del lat. administrāre.
2. tr. Dirigir una institución.
3. tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.

Es importante aclarar que existe todo un debate, que no vamos a abordar en esta entrada, sobre las diferencias entre Gestión y Administración. Para efectos prácticos convendremos en que ambas son herramientas que trabajan de forma conjunta para lograr los objetivos planteados usando los recursos que poseemos.

Con lo anterior podemos llegar entonces a un borrador del concepto de “Sistema de Gestión”:
● Es un conjunto de reglas o principios sobre una materia o tema
● Relacionados entre sí de forma racional
● Que organiza los recursos con los que se cuenta
● Con el fin de alcanzar o contribuir a un Objetivo determinado
Si hablamos de Calidad, podemos considerar dentro de estos principios los 7 Principios de Gestión de la Calidad, por dar un ejemplo concreto.

Ahora veamos la definición que nos da ISO 9000:2015 sobre lo que es un “Sistema de Gestión“:

3.5.3 SISTEMA DE GESTIÓN

Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

Nota 1: Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas, por ejemplo, gestión de la calidad, gestión financiera o gestión ambiental.

Nota 2: Los elementos del sistema de gestión establecen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, las políticas, las prácticas, las reglas, las creencias, los objetivos y los procesos para lograr esos objetivos.

Por su parte ISO 14001:2015 define

3.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Parte del sistema de gestión usada para gestionar aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales y otros requisitos, y abordar los riesgos y oportunidades

Por su parte ISO 45001:2018 define

3.11 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Sistema de gestión o parte de un sistema de gestión utilizado para alcanzar la política de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Si prestamos atención a las definiciones anteriores, nuestro borrador no estaba nada alejado del concepto, es más, con la nueva información podemos afinarlo un poco más:

SISTEMA DE GESTIÓN:
● Es un conjunto de elementos relacionados entre sí de forma racional sobre una disciplina para establecer políticas, objetivos y procesos, abordando riesgos y oportunidades con el fin de lograr los objetivos determinados.

Si tomamos en consideración la definición de riesgo de ISO 31000:2018, el concepto queda aún más claro:

3.1 Riesgo
Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos

Nota: Un efecto es una desviación respecto a lo previsto. Puede ser positivo, negativo o ambos, y puede abordar, crear o resultar en oportunidades y amenazas.

Cuando hablamos de los objetivos, nos referimos claramente a los objetivos del Sistema de Gestión (Cláusula 6.2 en la estructura de alto nivel), recordemos que estos objetivos deben estar alineados con la política (Cláusula 5.2 en la estructura de alto nivel). En particular podemos ver como se relaciona de forma racional la política con los objetivos por medio de los compromisos, uno de los cuales es el cumplimiento de los requisitos aplicables (incluyendo los legales y reglamentarios) y otros requisitos.

Al mencionar el abordar los riesgos y oportunidades nos indica que los elementos (políticas, objetivos, procesos, roles, etc.) del Sistema de Gestión deben ser robustos para poder lidiar con los posibles riesgos que se presenten y puedan afectar (para bien o para mal) el cumplimiento de los objetivos

Finalmente, ISO 9000:2015 define como concepto fundamental:

2.2.2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Un SGC comprende actividades mediante las que la organización identifica sus objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados.

El SGC gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieren para proporcionar valor y lograr los resultados para las partes interesadas pertinentes.

El SGC posibilita a la alta dirección optimizar el uso de los recursos considerando las consecuencias de sus decisiones a largo y corto plazo.

Un SGC proporciona los medios para identificar las acciones para abordar las consecuencias previstas y no previstas en la provisión de productos y servicios.

Lo cual básicamente detalla que se puede esperar del SGC el Sistema de Gestión (en este caso de la Calidad) se asegura del logro de los Objetivos de la Calidad

Concluyendo, podemos definir un Sistema de Gestión como:

Un conjunto de elementos relacionados entre sí de forma racional sobre una disciplina para establecer políticas, objetivos y procesos, abordando riesgos y oportunidades con el fin de lograr los objetivos determinados.

Siendo algunos de estos elementos:

● El liderazgo y compromiso con el SG
● Identificación y cumplimiento de la legislación y los estándares de la industria
● Selección de empleados y garantía de competencia
● Comunicación con las partes interesadas
● Identificación y evaluación de riesgos y oportunidades.
● Documentos, Registros y Gestión del Conocimiento
● Estándares y prácticas
● Gestión de cambio
● Planificación operacional y ejecución
● Respuesta a emergencias
● Seguimiento y medición
● Control de cómo se lleva a cabo el trabajo
● Selección y gestión de contratistas / proveedores
● Informe e investigación de incidentes y no conformidades
● Auditorías
● Revisión por la Dirección
● Entre otros

Con lo cual vemos que se trata de un concepto mucho más amplio y que forzosamente debe ir ligado, en primer lugar a la determinación de los objetivos a alcanzar, y en segundo lugar  a la ejecución de las actividades de la organización en la práctica.

Espero esta información sea valiosa, sobre todo para aquellos que van incursionando en el mundo de los sistemas de gestión

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